Edu Inspiracje WZIE: Edukacja w terenie, czyli analiza procesów na Szpitalnych Oddziałach Ratunkowych | Wydział Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej

Celem projektu było umożliwienie studentom bezpośredniego kontaktu z realnymi procesami w środowisku ochrony zdrowia oraz zastosowanie narzędzi szczupłego zarządzania w praktyce. Zakładano, że dzięki obserwacji i analizie studenci nie tylko utrwalą wiedzę teoretyczną, ale także nauczą się dostrzegać potencjalne obszary do usprawnień oraz budować rozwiązania z poszanowaniem rzeczywistych ograniczeń.

Edukacja w realnych warunkach

Lean Management to podejście, które sprawdza się właściwie wszędzie, od dużych firm po codzienne życie w domu. Jego głównym celem jest ciągłe ulepszanie tego, co już działa, i eliminowanie tego, co niepotrzebne. Cały proces zaczyna się od dokładnego zrozumienia, czego naprawdę potrzebuje klient, a potem przychodzi czas na przyjrzenie się działaniom, które realizujemy, by te potrzeby spełnić, a następnie wychwycenie, gdzie marnujemy czas, energię czy pieniądze. Ważne jest też zaangażowanie wszystkich uczestników procesu, każda obserwacja, każda sugestia się liczy. Liczy się także dbałość o bezpieczeństwo i to nie tylko finansowe, ale też mentalne pracowników oraz jakość produktów, które powinny spełniać oczekiwania klientów i standardy otoczenia.

Lean to nie tylko zestaw narzędzi, ale także sposób myślenia, który jak podkreśla Bartosz Krasiński, oddziałowy SOR w Copernicusie „dopiero w konfrontacji z rzeczywistością funkcjonowania instytucji takich jak SOR, pozwala w pełni zrozumieć dynamikę procesów, ich zależności i wpływ nieefektywności na cały system”.

Dlaczego SOR?

Odpowiedź jest prosta, SOR to miejsce, w którym teoria spotyka się z ekstremalną rzeczywistością. Jak mówi oddziałowy: „Pracujemy w środowisku o bardzo wysokim stopniu skomplikowania operacyjnego. Praca w trybie 24/7, dynamiczne zmiany obciążenia, presja czasu i ciągłe podejmowanie decyzji w warunkach niepewności sprawiają, że to przestrzeń, w której każda nieefektywność natychmiast przekłada się na jakość opieki”.

Z kolei Szymon Bielicki, koordynator SOR ze Szpitala im. Floriana Ceynowy w Wejherowie, dodaje: „W Polsce nikt nie zajmował się jeszcze optymalizacją SOR na większą skalę.Są pierwsze próby w MSWiA w Warszawie, USK w Opolu czy Szpitalu Bródnowskim w Warszawie. A od jakiegoś czasu także i my, szpitale podlegające pod Urząd Marszałkowski w Gdańsku. Ale to wciąż obszar dziewiczy. Każdy jest na niego zły. Każdy żąda poprawy. Ale niewiele mówi się o tym, jak to zrobić”.

O projekcie

Pomysł zaangażowania studentów do analizy procesów na oddziałach ratunkowych narodził się w głowie dr inż. Joannie Czerskiej, która dostrzegła potencjał połączenia wiedzy akademickiej z realnymi wyzwaniami systemu ochrony zdrowia. Wspólnie z kierownikami SOR-ów w Gdańskim Copernicusie oraz Szpitalu Specjalistycznym w Wejherowie doszła do wniosku, że warto zaangażować w ten projekt osoby spoza środowiska medycznego. Tak narodził się pomysł, by zaprosić do współpracy studentów czwartego semestru Zarządzania inżynierskiego z Politechniki Gdańskiej. W ramach zajęć z przedmiotu Lean Management zaproponowała grupie dziesięciu studentów, by ich zajęcia ćwiczeniowe  odbyły się właśnie na SOR-ach.

Studenci zostali podzieleni na pięć dwuosobowych zespołów, z których każdy zajął się wybranym procesem. Analizowali między innymi działania związane z opieką lekarską nad pacjentem, transportem na badania obrazowe, procesem triażu, pobieraniem krwi, realizacją zleceń lekarskich, a także całym ciągiem działań, od momentu wejścia pacjenta, aż do podania pierwszych leków. Obserwowali też proces diagnostyki obrazowej od chwili zlecenia do powrotu pacjenta na oddział.

Zanim studenci trafili na oddziały, przeszli przeszkolenie z wybranych narzędzi Lean. To szkolenie odbyło się w ramach przedmiotu Zarządzanie produkcją realizowanego w semestrze 3. Dodatkowo zapoznali się z przebiegiem procesu od wejścia pacjenta do zakończenia jego pobytu w SOR.. Ich zadaniem było obserwowanie i analiza rzeczywistych procesów, pomiary czasów, identyfikacja wąskich gardeł i opracoewanie propozycjiusprawnień.

. Studenci skupiali się na przepływie pacjentów i poszukiwalii miejsc, w których można ten przepływpoprawić. W pracy wykorzystywali konkretne narzędzia Lean: mapa makigami, diagram spaghetti, karty obserwacji z analizą wartości dodanej oraz karty kaizen. Były to te same narzędzia, które ich koledzy poznawali na zajęciach na uczelni, z tą różnicą, że tuużywali ich w warunkach prawdziwego wyzwania. 

Szpitalne Oddziały Ratunkowe to miejsca, gdzie realne możliwości systemu zderzają się z pilnymi potrzebami pacjentów. Pracownicy tych oddziałów codziennie stają w obliczu presji czasu, braku rąk do pracy i przeciążenia obowiązkami. To też środowisko o ogromnej dynamice, złożoności i nieustannej presji czasowej. Dla studentów zarządzania to znakomita lekcja praktyki nie tylko z zakresu optymalizacji procesów, ale i zrozumienia, jak trudne i odpowiedzialne są zadania ludzi pracujących w ochronie zdrowia. Ten projekt pokazał, że warto łączyć świat nauki z codziennością, która wymaga realnych rozwiązań.

„Zupełnie inaczej jest uczyć się z życia niż ze slajdów”

Udział w projekcie na SOR-ze  okazał się dla studentów ważnym doświadczeniem. Pozwolił nie tylko lepiej zrozumieć, jak działa szpital „od środka”, ale także uświadomił, jaką wartość ma wiedza zdobywana poprzez obserwację i współpracę.

• „To było jedno z ciekawszych doświadczeń na studiach, zrozumiałam, jak skomplikowana i dynamiczna jest praca w szpitalu. Dzięki temu zobaczyłam, jak wiele można jeszcze usprawnić, i jak ważne są tu nawet drobne elementy”. – Marta
• „Cudowne doświadczenie – móc zobaczyć na żywo wyzwania, wielozadaniowość lekarzy, a także tempo ich pracy. Projekt był niezwykle wartościowy. Dał mi szansę nie tylko na obserwację, ale i aktywne włączenie się w procesy usprawnień”. – Martyna
• „Zajęcia na SOR okazały się znacznie bardziej angażujące niż tradycyjne ćwiczenia. Dzięki nim mogłem zrozumieć, czym w praktyce jest Lean i czy to może być moja ścieżka zawodowa”. – Olaf

Studenci dostrzegli, że Lean Management to nie tylko akademicka koncepcja, jest również konkretnym narzędziem, które może realnie poprawiać codzienne funkcjonowanie szpitali.

• „Zaskoczyło mnie, jak wiele znaczenia mają pozornie drobne czynności – ich optymalizacja wpływa na efektywność całego oddziału. Lean Management przestał być dla mnie teorią, a stał się praktycznym narzędziem zmiany.” – Zofia
• „Zajęcia na SOR-ze pomogły mi zrozumieć, jak ważne jest dobre zarządzanie. Dzięki projektowi mogłam zaproponować konkretne usprawnienia – to była ogromna satysfakcja.” – Ania
• „Bardzo doceniam, że mogliśmy uczyć się nie tylko z książek – ten projekt pokazał mi sens tego, czego się uczymy. Wreszcie wszystko nabrało realnego znaczenia.” – Paulina

Pobyt na SOR-ze wiązał się również z wieloma wyzwaniami, od trudności organizacyjnych po zaskoczenia związane z brakiem standaryzacji, czasochłonnością dokumentacji i ograniczoną cyfryzacją.

• „Największym wyzwaniem było uchwycenie początku i końca procesu – sytuacje zmieniały się bardzo dynamicznie, a lekarze wykonywali wiele czynności naraz. Ogrom pracy administracyjnej naprawdę mnie zaskoczył”. – Marta

• „Dużym zaskoczeniem był brak elektronicznego obiegu dokumentów. To opóźniało działania i sprawiało wrażenie, że czas się tam trochę zatrzymał.” – Natalia
• „Najpierw trudno było odnaleźć się w szpitalnej przestrzeni – nie chcieliśmy nikomu przeszkadzać. Ale szybko zobaczyłyśmy, jak w chaosie lekarze potrafią zachować koncentrację, analizować dane i… pamiętać imiona pacjentów”. – Gosia

Obserwowanie pracy personelu, ich gotowości do wsparcia i otwartości na współpracę wywarło ogromne wrażenie na studentach. To właśnie ludzie (zarówno lekarze, jak i opiekunowie) stworzyli atmosferę, która sprzyjała nauce.

• „Najbardziej pozytywnie zaskoczyła mnie otwartość naszych opiekunów. Ich życzliwość i zaangażowanie sprawiły, że czuliśmy się wspierani. To ogromnie ułatwiło obserwację procesów w tak wymagającym środowisku”. – Martyna
• „Pozytywnie zaskoczyła mnie troska ze strony kierowników – naprawdę zależało im na naszym komforcie. Dzięki temu czuliśmy, że nasz udział jest ważny”. – Zofia
• „Momentami trudno było znaleźć czas na pytania – lekarze byli bardzo skupieni. Ale dzięki ich cierpliwości i życzliwości, początkowy stres stopniowo znikał”. – Paulina

Projekt był też okazją do porównania nauki w działaniu z tradycyjnym podejściem akademickim i w oczach studentów ta konfrontacja wypadła zdecydowanie na korzyść praktyki.

• „To było o wiele bardziej angażujące i wartościowe niż klasyczne zajęcia. Obserwując procesy, zrozumiałam, jakie są realne problemy SOR”. – Marta
• „Uważam, że taka forma zajęć uczy o wiele więcej niż tradycyjne wykłady. Chętnie wzięłabym udział w podobnym projekcie raz jeszcze. Zamiast analizować slajdy – analizowaliśmy rzeczywistość. Dzięki temu mogliśmy zrozumieć przyczyny problemów i szukać dla nich rozwiązań”. – Paulina
• „Projekt nie tylko pokazał, jak stosować narzędzia Lean, ale też pomógł kierownictwu oddziału wdrożyć konkretne usprawnienia. To była realna współpraca”. – Zofia
• „Zajęcia na SOR to fantastyczna forma nauki – pozwalająca nie tylko zrozumieć teorię, ale też zobaczyć, po co właściwie ją poznajemy”. – Martyna

„Zderzenie z rzeczywistością otwiera oczy”

Projekt realizowany we współpracy studentów Politechniki Gdańskiej ze Szpitalnymi Oddziałami Ratunkowymi miał jasno określone cele. Jak podkreśla Szymon Bielicki, Koordynator SOR: „Chodziło o usystematyzowanie wiedzy o naszych procesach. Pokazanie, poprzez dane, problemów znanych, ale o nieuświadomionej skali. Dopiero liczby uzmysławiają, jak duży jest dany problem”. Wspomina również, że SOR to miejsce, które chcąc nie chcąc dotyka lub dotknie każdego z nas: „Każdy jest na niego zły, każdy żąda poprawy, ale niewiele mówi się o tym, jak to zrobić”. Szczególnie cenne było dla niego obserwowanie zmiany w podejściu studentów: „Najbardziej podobało mi się, jak ich umysły się otwierały gdy zaczynali widzieć nasz świat naszymi oczami”.

W podobnym tonie wypowiada się Piotr Rychlik, kierownik SOR w Szpitalu im. Mikołaja Kopernika: „To doskonałe rozwiązanie dla obu stron. Współpraca ta, w mojej ocenie, opiera się na wzajemnym uzupełnieniu kompetencji. W szpitalu brakuje stałego personelu potrafiącego mierzyć procesy.Mmam nadzieję, że dla studentów jest ona źródłem doświadczenia w zakresie praktycznych implikacji teoretycznej wiedzy”.

Zdiagnozowane w toku analizy wyzwaniadotyczyły m.in.:

• logistyki wewnętrznej,
• nieoptymalnych tras przemieszczania się personelu,
• zarządzania czasem oczekiwania,
• spójności komunikacji,
• przeciążenia zespołu zadaniami, które mogłyby zostać delegowane pracownikom niemedycznym.
• oznakowania przestrzeni
• zbędnego przemieszczania się personelu

Reakcje kadry zarządzającej SORami na wyniki pomiarów i składane propozycje były entuzjastyczne. „Po prostu niesamowita wiedza”, „Ale ilość danych!”, „Muszę mieć te wyniki”. To tylko niektóre z komentarzy, które padły po prezentacji rezultatów. Jak przyznaje Bartosz Krasiński, jeden z kierowników: „Obserwacje studentów potwierdziły istnienie znanych problemów oraz uzmysłowiły nam ich skalę. Szymon Bielicki z kolei deklaruje z przekonaniem: „Jak dla mnie powinna wejść do nas armia studentów, która przeanalizuje nasze procesy, porobi pomiary, a potem wesprze wdrożenie rozwiązań”.

„Dzięki studentom zacząłem już wdrażać pierwsze zmiany na SOR” — przyznaje Szymon Bielicki.

Wnioski dydaktyczne

Współpraca między uczelnią a szpitalem może stać się nie tylko szansą edukacyjną, ale i impulsem do realnej zmiany. Tak właśnie dzieje się na Wydziale Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej, gdzie studenci kierunków zarządczych mają okazję analizować procesy organizacyjne… na Szpitalnych Oddziałach Ratunkowych. Tego rodzaju doświadczenie wykracza daleko poza akademicką salę wykładową.

– Zetknięcie się z rzeczywistym, złożonym i dynamicznym środowiskiem, takim jak SOR — staje się dla studentów nie tylko wyzwaniem, ale i źródłem głębokiego zaangażowania. W tym przypadku zaangażowanie nie ogranicza się do nauki, towarzyszy mu również poczucie misji. Wspieranie procesu, w którym ratuje się ludzkie życie, nadaje projektom edukacyjnym zupełnie nowy wymiar. Zajęcia w szpitalu są nie tylko innowacją dydaktyczną, ale również odpowiedzią na realne potrzeby systemu – trafnie zauważa dr inż. Joanna Czerska.

– Umożliwienie studentom rozwiązywania prawdziwych problemów, w realnym kontekście i przy wsparciu, którego potrzebują osoby uczące się, to coś, czego nie da się zastąpić. Człowiek jako istota jest zaprojektowana do uczenia się poprzez doświadczenie, a zadaniem nauczyciela (zgodnie z koncepcją strefy najbliższego rozwoju wybitnego pedagoga Lwa Wygotskiego) jest stworzenie takich warunków. To właśnie w działaniu, często pod presją i z poczuciem odpowiedzialności, ale w bezpiecznym środowisku, rodzą się nowe umiejętności — podsumowuje Alina Guzik, ekspertka ds. nowoczesnej edukacji z Wydziału Zarządzania i Ekonomii PG. 

Podsumowanie

Współpraca ze spółką Copernicus Podmiot Leczniczy sp. z o.o., w ramach której funkcjonuje Szpital im. Mikołaja Kopernika, została sformalizowana poprzez umowę partnerską. Dzięki niej możliwe było przeprowadzenie pilotażowego projektu badawczo-edukacyjnego na oddziałach ratunkowych. Jego efekty zostały niedawno zaprezentowane kierownictwu SORów. Spotkały się z bardzo pozytywną oceną zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym. Co istotne, menedżerowie SORów wyrazili zainteresowanie kontynuacją współpracy i rozszerzeniem tej formy działań w kolejnych edycjach.

To pokazuje, że edukacja menedżerska osadzona w realnym kontekście, szczególnie tak wymagającym jak ochrona zdrowia nie tylko podnosi jakość kształcenia, ale również realnie wspiera otoczenie społeczno-gospodarcze uczelni.

Autorkami artykułu są:

dr inż. Joanna Czerska

mgr Alina Guzik

Cykl Edu Inspiracje WZiE to seria artykułów na temat nowoczesnych rozwiązań edukacyjnych, dobrych praktyk, skutecznej metodyki oraz ciekawych narzędzi dydaktycznych.

Więcej artykułów z serii